La présente Politique de confidentialité a pour but de vous informer sur la manière dont vos données personnelles sont traitées lorsque vous nous contactez par e-mail ou par téléphone, ou lorsque vous utilisez le site Web Vikan. https://vikan.com (« Site Web ») et/ou le service My Vikan (« My Vikan »), qui est une plateforme utilisateur accessible aux utilisateurs enregistrés et fournie par le biais du Site Web.

A. Responsable du traitement des données

Le Site Web et My Vikan sont fournis par l’entreprise Vikan A/S, Rævevej 1, 7800 Skive, Danemark, inscrite au registre central des entreprises du Danemark (CVR) sous le numéro 10290147 (« Vikan », « nous », « nos » ou « notre »).

Nous agissons en tant que responsable du traitement des données en ce qui concerne le Site Web, My Vikan et si vous nous contactez par e-mail ou par téléphone.

Vikan n’a pas nommé de délégué à la protection des données (DPO). Toutes les questions concernant cette Politique de confidentialité ou le traitement des données personnelles peuvent être adressées à privacyprotection@vikan.com.

B. Description de notre traitement des données et de ses finalités

Si vous nous envoyez un e-mail ou nous appelez par téléphone, nous collecterons et traiterons vos données personnelles. Notre traitement a pour but de traiter votre demande, et notamment de répondre à vos requêtes.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime (voir l’article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD). Les intérêts légitimes que nous poursuivons sont le service à la clientèle et la capacité à communiquer avec vous.

Les données que nous traitons comprendront votre nom et les coordonnées que vous nous fournissez, ainsi que toute autre information que vous nous communiquez dans le cadre de votre requête.

Nous conservons les données jusqu’à ce que nous ayons traité votre requête et pendant une période de deux ans.

Lorsque vous utilisez le Site Web, nous pouvons recueillir et traiter vos données personnelles lorsque vous interagissez avec nous ou acceptez notre utilisation des cookies. Vous trouverez ci-dessous une explication du traitement auquel nous soumettons vos données personnelles pour chacune des fonctions et chacun des services que vous utilisez :

i) Lorsque vous acceptez notre utilisation des cookies

Lorsque le Site Web stocke des informations (telles que des cookies) sur des périphériques finaux ou accède à ces dernières, nous obtenons votre consentement lorsque la loi l’exige (règlement sur les cookies au Danemark). Sans votre consentement, seules sont utilisées les technologies strictement nécessaires à la fourniture des services que vous demandez expressément.

Veuillez consulter notre Politique en matière de cookies pour obtenir des informations sur notre traitement des données via les cookies. Notre Politique en matière de cookies est disponible à l'adresse https://www.vikan.com/int/cookie-policy ou dans le pied de page de chaque page d'accueil.

ii) Formulaires de contact

Lorsque vous utilisez nos formulaires de contact, nous traitons vos données personnelles dans le but de vous contacter pour répondre à vos requêtes. Si nous vous demandons des informations, nous préciserons si ces dernières sont indispensables ou facultatives pour effectuer l’action concernée.

La base juridique de ce traitement est votre consentement (voir l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD).

Les données que nous traitons comprendront votre nom et les coordonnées que vous nous fournissez, ainsi que toute autre information que vous nous communiquez en rapport avec vos requêtes.

Nous conservons les données jusqu'à ce que nous ayons traité votre requête et pendant une période de deux ans. Si vous disposez d'un compte My Vikan et que nous pouvons associer vos données à votre compte, nous conservons ces données pendant deux ans après la suppression de votre compte My Vikan ou deux ans après votre dernière connexion à My Vikan, selon la période la plus longue.

iii) Abonnement aux newsletters

Lorsque vous vous abonnez à notre newsletter, nous traitons vos données personnelles dans le but de vous envoyer notre newsletter et de documenter votre consentement à recevoir des communications marketing électroniques.

Les bases juridiques de ce traitement sont votre consentement (voir article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD) et le respect d'une obligation légale (voir article 6, paragraphe 1, point c), du RGPD).

Les données que nous traitons comprendront votre consentement à recevoir des communications marketing électroniques, votre nom, votre adresse e-mail, votre adresse IP, l'heure à laquelle vous avez donné votre consentement, l'heure à laquelle vous avez révoqué votre consentement et la date à laquelle nous vous avons envoyé pour la dernière fois des communications marketing électroniques.

Nous conservons les données pendant deux ans après que vous avez révoqué votre consentement à recevoir des communications marketing électroniques ou à compter de notre dernière utilisation de votre autorisation à vous envoyer des communications marketing électroniques, selon la période la plus longue.

Lorsque vous utilisez My Vikan, nous recueillons et traitons vos données personnelles. Vous trouverez ci-dessous une explication du traitement auquel nous soumettons vos données personnelles pour chacune des fonctions et chacun des services que vous utilisez :

i) Lors de la création d’un compte utilisateur

Lorsque vous créez un compte utilisateur sur My Vikan, nous traitons vos données personnelles dans le but de vous donner accès au service My Vikan, sur la base de votre demande de création d’un compte utilisateur. Cela comprend également la maintenance des journaux de sécurité, d'intégrité et d'audit.

La base juridique de ce traitement est l'exécution d'un contrat (voir l'article 6, paragraphe 1, point b), du RGPD).

Les données que nous traitons comprendront votre nom, votre adresse e-mail, votre poste/intitulé de poste et votre entreprise, ainsi que vos identifiants de connexion.

Nous conservons les données pendant deux ans après la suppression de votre compte ou deux ans après votre dernière connexion à My Vikan, selon la période la plus longue.

ii) Lors de l'utilisation de la fonctionnalité My Vikan

Lorsque vous vous connectez à My Vikan et commencez à utiliser les fonctionnalités proposées, telles que le téléchargement de documents, l'accès aux documents, l’utilisation des outils numériques, l’horodatage, les interactions avec les outils, les préférences et les résultats générés, nous traitons vos données personnelles à des fins de marketing appliqué au service client (y compris le marketing comportemental). Cela implique que nous suivons et enregistrons votre utilisation du service afin de pouvoir vous fournir des informations marketing pertinentes par différents moyens, vous proposer des contenus ou des recommandations personnalisés et vous offrir un service client. Notre marketing adapté au service client comprend également la gestion des relations avec nos distributeurs.

Notre traitement des données dans ce cadre comprend également les points suivants :

Automatisation du marketing et segmentation

Nous traitons vos données personnelles afin d'analyser les interactions avec notre Site Web, My Vikan et nos communications par téléphone et par e-mail à des fins de notation, de classement et de segmentation des prospects. Cela comprend l'utilisation de systèmes d'automatisation du marketing pour évaluer l'engagement et identifier les prospects susceptibles d'être contactés par le personnel commercial de Vikan.

Profilage et prise de décision automatisée

Nous effectuons un profilage sous forme de notation des prospects, de classement, de segmentation et d'analyse des interactions avec le Site Web, My Vikan et les outils numériques. Le profilage est effectué dans le but d'adapter les activités marketing, d'améliorer l'engagement des clients, d'identifier les contenus pertinents et d'évaluer si un prospect peut être contacté par le personnel commercial de Vikan.

Nous ne prenons pas de décisions automatisées qui ont des conséquences juridiques ou des effets similaires pour vous. Toute décision relative aux relations avec la clientèle, aux activités marketing ou à la prospection commerciale implique une évaluation humaine.

La base juridique de ce traitement est votre consentement (voir l'article 6, paragraphe 1, point a), du RGPD).

Les données que nous traitons comprendront votre identité, des informations techniques sur l'utilisateur telles que l'adresse IP, des informations sur le navigateur et l'appareil, ainsi que des informations sur votre utilisation liées à votre activité sur My Vikan, votre historique de commandes, votre correspondance et d'autres informations sur la relation commerciale.

Nous traitons également vos données personnelles dans le but d'améliorer nos outils, produits et services en fonction de leur utilisation réelle. Cela implique que nous enregistrons votre utilisation du Site Web et de My Vikan afin de comprendre les habitudes d'utilisation, d'apprendre comment vous utilisez notre service, comment améliorer les services et l'expérience utilisateur en général.

La base juridique de ce traitement est notre intérêt légitime (voir l'article 6, paragraphe 1, point f), du RGPD).

Les données que nous traitons comprendront votre identité, des informations techniques sur l'utilisateur telles que l'adresse IP, des informations sur le navigateur et l'appareil, ainsi que des informations sur votre utilisation liées à votre activité sur My Vikan, votre historique de commandes, votre correspondance et d'autres informations sur la relation commerciale.

Nous conservons les données pendant deux ans après la suppression de votre compte My Vikan ou deux ans après votre dernière connexion à My Vikan, selon la période la plus longue.

Pour le traitement de vos données personnelles, nous faisons appel à des prestataires de services pour fournir les fonctionnalités et les systèmes informatiques nécessaires au service. Si des prestataires de services (« sous-traitants ») traitent des données à caractère personnel pour notre compte, nous avons conclu avec ces sous-traitants un accord sur le traitement des données et convenu de garanties appropriées pour assurer la protection des données à caractère personnel. Nous sélectionnons nos sous-traitants avec soin. Ils traitent les données à caractère personnel exclusivement dans le cadre de l'exercice de leurs responsabilités et sont contractuellement liés par nos instructions, ont pris les mesures techniques et organisationnelles appropriées pour la protection des données à caractère personnel et font l'objet d'un contrôle régulier de notre part.

Nous partageons également vos données telles que les requêtes, les téléchargements, l'accès aux documents, l’utilisation des outils numériques, les horodatages, les interactions avec les outils, les préférences et les résultats générés avec les sociétés du groupe Vikan et nos partenaires de distribution afin de les aider dans leurs activités de marketing et de service à la clientèle.

De plus, les données à caractère personnel nécessaires pour effectuer une livraison seront divulguées à un transporteur choisi par Vikan. Une telle divulgation est nécessaire pour l’exécution d’un contrat en vertu de l’article 6, paragraphe 1, point b) du RGPD.

Nous faisons appel au sous-traitant Salesforce, Inc. aux États-Unis pour héberger et traiter les données du Site Web et du backend My Vikan. Ce prestataire de services étant basé aux États-Unis, l'accès aux données depuis un pays tiers ne peut être exclu. Afin de garantir un niveau adéquat de protection des données à caractère personnel, Vikan a signé un avenant standard relatif au traitement des données par Salesforce, Inc., qui couvre les règles d’entreprises contraignantes (BCR, Binding Company Rules) de Salesforce et les clauses contractuelles types de l'UE. Salesforce traite vos données personnelles exclusivement pour notre compte et conformément à nos instructions dans le cadre du contrat de traitement des données. Les clauses contractuelles types de l'UE utilisées sont accessibles dans les langues de l'UE via l'URL https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914. Les BCR de Salesforce sont accessibles via https://www.salesforce.com/company/legal/privacy/.

Vos données personnelles seront généralement supprimées lorsqu'elles ne seront plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. Les durées de rétention spécifiques sont indiquées ci-dessus aux sections 2 et 3 ci-dessus. Vos données à caractère personnel peuvent néanmoins être traitées et conservées pendant une période plus longue si la loi nous y oblige.

Les données à caractère personnel intégrées dans les documents comptables sont conservées jusqu’à dix ans après l’exercice concerné.

C. Vos droits

Vous pouvez faire valoir les droits suivants à tout moment et sans frais auprès de Vikan.

Si vous faites valoir vos droits en tant que personne concernée, nous devons vérifier votre identité et pouvons vous demander des informations complémentaires ou des éclaircissements si nécessaire. Nous pouvons vous demander ces informations supplémentaires afin de pouvoir identifier les données à caractère personnel qui vous concernent et vous les communiquer. De plus, nous devons veiller à ne pas porter atteinte aux droits des autres usagers lorsque nous fournissons des données à caractère personnel.

Nous répondrons à votre demande le plus rapidement possible, dans un délai d’un mois maximum.

Pour faire valoir vos droits en tant que personne concernée, veuillez contacter Vikan à l'adresse privacyprotection@vikan.com.

1. Droit à l'information

Vous avez le droit d'obtenir de notre part la confirmation que des données à caractère personnel vous concernant sont traitées ou non. Si des données sont traitées, vous avez le droit de savoir lesquelles et à quelles fins. Vous avez également le droit de savoir à quels tiers au sein et en dehors de l’UE ces données sont divulguées. En outre, vous avez le droit de recevoir une copie de vos données personnelles que nous avons traitées.

2. Droit de rectification

Vous avez le droit de nous demander de rectifier les données personnelles incorrectes ou incomplètes vous concernant.

3. Droit à l'effacement

Dans le cas où les conditions prévues à l'article 17 du RGPD sont remplies, vous avez le droit de demander l'effacement de vos données. Vous pouvez notamment demander l’effacement de vos données si elles ne sont plus nécessaires aux fins pour lesquelles elles ont été recueillies. En outre, vous pouvez également demander la suppression de vos données si nous les traitons sur la base de votre consentement et que vous révoquez ce consentement.

4. Droit à la limitation du traitement

Vous avez le droit de demander la limitation du traitement de vos données à caractère personnel si les conditions prévues à l'article 18 du RGPD sont remplies. C'est le cas, par exemple, si vous contestez l'exactitude de vos données. Vous pouvez alors demander que le traitement soit limité pendant le temps nécessaire à la vérification de l'exactitude de vos données personnelles.

5. Droit d'opposition

Vous avez le droit de vous opposer au traitement de vos données dans deux cas :

• Si le traitement est effectué à des fins de marketing direct (y compris le profilage à des fins de marketing direct). Il n’est pas nécessaire d’indiquer vos motifs.

• Si le traitement (y compris le profilage) est fondé sur nos intérêts légitimes ou ceux d'un tiers (article 6, paragraphe 1, point f) du RGPD) et que nous ne sommes pas en mesure de démontrer des motifs légitimes et impérieux justifiant le traitement qui prévalent sur vos intérêts, droits et libertés, ou si le traitement sert à faire valoir, exercer ou défendre des droits en justice. Pour ce type d’objection, nous vous prions de bien vouloir nous informer des raisons pour lesquelles vous vous opposez au traitement des données.

6. Droit à la portabilité des données

À condition que le traitement des données soit fondé sur le consentement ou sur l'exécution d'un contrat et qu'il soit également effectué à l'aide d'un traitement automatisé, vous avez le droit de recevoir vos données dans un format structuré, couramment utilisé et lisible par machine, et de les transmettre à un autre responsable de traitement. En outre, vous avez le droit de demander que les données à caractère personnel soient transmises par nos soins directement à un autre responsable de traitement.

7. Droit de retrait du consentement

Si le traitement des données est basé sur le consentement, vous avez le droit de retirer votre consentement à tout moment, sans frais et avec effet pour l'avenir, en envoyant un e-mail à privacyprotection@vikan.com.

Le droit de retirer votre consentement à tout moment n'affecte pas la licéité du traitement fondé sur le consentement avant le retrait de ce dernier.

8. Droit de déposer une plainte

Vous avez également le droit de déposer une plainte auprès d'une autorité de contrôle ou d'une autre autorité compétente en matière de protection des données concernant le traitement de vos données. Il peut s'agir de l'autorité chargée de la protection des données dans votre pays de résidence ou de l'Agence danoise de protection des données, car Vikan est une société enregistrée au Danemark.

Les coordonnées de l'Agence danoise de protection des données sont disponibles sur son site Web : https://www.datatilsynet.dk.

Vous trouverez une liste de toutes les autorités chargées de la protection des données dans l'Union européenne et l'Espace économique européen à cette adresse : https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

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Version 2026, remplaçant la version 2.0 d'avril 2021