Diese Datenschutzerklärung soll Sie darüber informieren, wie Ihre personenbezogenen Daten verarbeitet werden, wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren oder unsere Vikan-Website https://vikan.com („Website“) und/oder den Dienst My Vikan („My Vikan“) nutzen, einer Benutzerplattform, die für registrierte Benutzer zugänglich ist und über die Website bereitgestellt wird.

A. Auftragsverantwortlicher

Die Website und My Vikan werden von Vikan A/S, Rævevej 1, 7800 Skive, Dänemark, bereitgestellt, eingetragen im dänischen Zentralregister für Unternehmen (CVR) unter der Registernummer 10290147 („Vikan“, „wir“ oder „uns“).

Wir fungieren als Auftragsverantwortlicher für die Website, My Vikan und wenn Sie uns per E-Mail oder Telefon kontaktieren.

Vikan hat keinen Datenschutzbeauftragten (DSB) ernannt. Alle Fragen zu dieser Datenschutzerklärung oder zur Verarbeitung personenbezogener Daten können an privacyprotection@vikan.com gerichtet werden.

B. Beschreibung unserer Datenverarbeitung und deren Zwecke

Wenn Sie uns eine E-Mail senden oder uns telefonisch kontaktieren, erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Die Verarbeitung erfolgt zum Zweck der Bearbeitung Ihrer Anfrage, einschließlich der Beantwortung Ihrer Fragen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO). Die von uns verfolgten berechtigten Interessen sind unsere Kundenbetreuung und die Möglichkeit, mit Ihnen zu kommunizieren.

Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören Ihr Name und die Kontaktdaten, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie sonstige Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage bereitstellen.

Wir speichern die Daten, bis wir Ihre Anfrage bearbeitet haben, und für eine Speicherdauer von zwei Jahren.

Bei der Nutzung der Website können wir Ihre personenbezogenen Daten erheben und verarbeiten, wenn Sie mit uns interagieren oder unsere Verwendung von Cookies akzeptieren. Wir werden unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für jede der von Ihnen genutzten Funktionen und Dienste im Folgenden näher erläutern:

i) Wenn Sie unsere Verwendung von Cookies akzeptieren

Wenn die Website Informationen auf Endgeräten speichert oder auf Informationen von Endgeräten zugreift (z. B. Cookies), holen wir Ihre Einwilligung ein, sofern dies gesetzlich vorgeschrieben ist (Cookie-Verordnung in Dänemark). Ohne Ihre Einwilligung werden nur Technologien verwendet, die für die Bereitstellung der von Ihnen ausdrücklich angeforderten Dienste unbedingt erforderlich sind.

Informationen zu unserer Datenverarbeitung über Cookies finden Sie in unserer Cookie-Erklärung. Unsere Cookie-Erklärung finden Sie unter https://www.vikan.com/int/cookie-policy oder in der Fußzeile jeder Landing Page.

ii) Kontaktformulare

Wenn Sie unsere Kontaktformulare verwenden, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Kontaktaufnahme mit Ihnen, um auf Ihre Anfragen zu antworten. Wenn wir Informationen anfordern, geben wir an, ob das Bereitstellen der Daten freiwillig erfolgt oder erforderlich ist, um die angeforderte Aktion abzuschließen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).

Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören Ihr Name und die Kontaktdaten, die Sie uns zur Verfügung stellen, sowie sonstige Informationen, die Sie uns im Zusammenhang mit Ihrer Anfrage bereitstellen.

Wir speichern die Daten, bis wir Ihre Anfrage bearbeitet haben, und für eine Speicherdauer von zwei Jahren. Wenn Sie ein „My Vikan”-Konto haben und wir Ihre Daten mit Ihrem Konto verknüpfen können, speichern wir die Daten für zwei Jahre nach der Löschung Ihres „My Vikan”-Kontos oder für zwei Jahre nach Ihrer letzten Anmeldung bei „My Vikan”, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

iii) Abonnement von Newslettern

Wenn Sie unseren Newsletter abonnieren, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Zusendung unseres Newsletters und zum Zweck der Dokumentation Ihrer Einwilligung zum Erhalt elektronischer Werbung.

Unsere Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO) und die Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe c DSGVO).

Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören Ihre Einwilligung zum Erhalt elektronischer Werbung, Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre IP-Adresse und der Zeitpunkt Ihrer Einwilligung zum Erhalt elektronischer Werbung, der Zeitpunkt des Widerrufs Ihrer Einwilligung und der Zeitpunkt, zu dem wir Ihnen zuletzt elektronische Werbung zugesandt haben.

Wir speichern die Daten für zwei Jahre, nachdem Sie Ihre Einwilligung zum Erhalt elektronischer Werbung widerrufen haben oder seit unserer letzten Nutzung Ihrer Einwilligung zum Versand elektronischer Werbung, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Bei der Nutzung von My Vikan erheben und verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten. Wir werden unsere Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für jede der von Ihnen genutzten Funktionen und Dienste im Folgenden näher erläutern:

i) Wenn Sie ein Benutzerkonto erstellen

Wenn Sie ein Benutzerkonto in My Vikan erstellen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck der Bereitstellung des Zugangs zum My Vikan-Dienst auf der Grundlage Ihres Antrags auf ein Benutzerkonto. Dies umfasst auch die Aufrechterhaltung der Sicherheit, der Integrität und der Audit-Protokolle.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist die Erfüllung eines Vertrags (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b DSGVO).

Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse, Ihre Position/Ihr Titel und Ihr Unternehmen sowie Ihre Anmeldedaten.

Wir speichern die Daten zwei Jahre lang nach der Löschung Ihres Kontos oder zwei Jahre lang nach Ihrer letzten Anmeldung bei My Vikan, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

ii) Bei Nutzung der My Vikan-Funktionalität

Wenn Sie sich bei My Vikan anmelden und die bereitgestellten Funktionalitäten wie das Herunterladen von Materialien, den Zugriff auf Materialien, die Nutzung digitaler Tools, Zeitstempel, Tool-Interaktionen, Präferenzen und generierte Ergebnisse nutzen, verarbeiten wir Ihre personenbezogenen Daten zum Zweck des Kundenbetreuungsmarketings, einschließlich Verhaltensmarketing. Dazu gehört, dass wir Ihre Nutzung des Dienstes verfolgen und protokollieren, um Ihnen auf unterschiedliche Weise relevante Marketinginformationen zur Verfügung stellen, Ihnen personalisierte Inhalte oder Empfehlungen anbieten und Ihnen Kundensupport bieten zu können. Unser Kundenbetreuungsmarketing umfasst auch unser Lieferantenbeziehungsmanagement.

Unsere Verarbeitung zu diesem Zweck umfasst auch:

Marketingautomatisierung und -segmentierung

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten, um Interaktionen mit unserer Website, My Vikan und unserer Kommunikation per Telefon und E-Mail zum Zwecke der Lead-Bewertung, Einstufung und Segmentierung zu analysieren. Dies umfasst die Verwendung von Marketing-Automatisierungssystemen, um das Engagement zu bewerten und Leads zu identifizieren, die vom Vertriebspersonal von Vikan kontaktiert werden können.

Profiling und automatisierte Entscheidungsfindung

Wir führen ein Profiling in Form von Lead-Bewertung, Einstufung, Segmentierung und Analyse der Interaktionen mit der Website, My Vikan und digitalen Tools durch. Das Profiling erfolgt zum Zweck der Anpassung von Marketingaktivitäten, der Verbesserung der Kundenbindung, der Identifizierung relevanter Inhalte und der Beurteilung, ob ein Lead vom Vertriebspersonal von Vikan kontaktiert werden kann.

Wir führen keine automatisierte Entscheidungsfindung durch, die rechtliche oder ähnlich bedeutende Auswirkungen für Sie hat. Alle Entscheidungen, die Kundenbeziehungen, Marketingaktivitäten oder Vertriebsmaßnahmen betreffen, werden von Menschen getroffen.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe a DSGVO).

Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören Ihre Identität, technische Benutzerinformationen wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Ihre Nutzungsinformationen in Bezug auf Ihre Aktivitäten innerhalb von My Vikan, Bestellaufzeichnungen und Korrespondenz sowie andere Informationen zur Geschäftsbeziehung.

Wir verarbeiten Ihre personenbezogenen Daten auch zum Zweck der Verbesserung unserer Tools, Produkte und Dienstleistungen auf der Grundlage der tatsächlichen Nutzung. Dies beinhaltet, dass wir Ihre Nutzung der Website und von My Vikan protokollieren, um Nutzungsmuster zu verstehen, zu erfahren, wie Sie unseren Dienst nutzen, und um die Dienste und die allgemeine Benutzererfahrung zu verbessern.

Die Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist unser berechtigtes Interesse (siehe Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO).

Zu den von uns verarbeiteten Daten gehören Ihre Identität, technische Benutzerinformationen wie IP-Adresse, Browser- und Geräteinformationen sowie Ihre Nutzungsinformationen in Bezug auf Ihre Aktivitäten innerhalb von My Vikan, Bestellaufzeichnungen und Korrespondenz sowie andere Informationen zur Geschäftsbeziehung.

Wir speichern die Daten zwei Jahre lang nach der Löschung Ihres My Vikan-Kontos oder zwei Jahre lang nach Ihrer letzten Anmeldung bei My Vikan, je nachdem, welcher Zeitraum länger ist.

Bei der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten nutzen wir Dienstleister, um die Funktionalität und die unterstützenden IT-Systeme bereitzustellen. Wenn Dienstleister („Auftragsverarbeiter“) personenbezogene Daten in unserem Auftrag verarbeiten, haben wir mit diesen Auftragsverarbeitern einen Auftragsverarbeitungsvertrag abgeschlossen und angemessene Garantien zum Schutz personenbezogener Daten vereinbart. Wir wählen unsere Auftragsverarbeiter sorgfältig aus. Sie verarbeiten personenbezogene Daten ausschließlich zum Zweck der Erfüllung ihrer Aufgaben und sind vertraglich an unsere Anweisungen gebunden, haben geeignete technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz personenbezogener Daten getroffen und werden regelmäßig von uns geprüft.

Wir geben Ihre Daten wie Anfragen, Downloads, Zugriff auf Materialien, Nutzung digitaler Tools, Zeitstempel, Tool-Interaktionen, Präferenzen und Ergebnisse auch an andere Unternehmen der Vikan-Gruppe und Vertriebspartner weiter, um diese bei ihren Marketing- und Kundendienstaktivitäten zu unterstützen.

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten, die zum Durchführen einer Lieferung erforderlich sind, an ein von Vikan bestimmtes Transportunternehmen weitergegeben. Diese Weitergabe ist für die Erfüllung eines Vertrags gemäß Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe b der DSGVO erforderlich.

Wir nutzen den Auftragsverarbeiter Salesforce, Inc. in den USA, um Daten auf der Website und im Backend von My Vikan zu hosten und zu verarbeiten. Bei diesem in den USA ansässigen Dienstleister kann der Zugriff auf die Daten aus einem Drittland nicht ausgeschlossen werden. Um ein angemessenes Schutzniveau für personenbezogene Daten zu gewährleisten, hat Vikan den Standard-Datenverarbeitungszusatz von Salesforce, Inc. abgeschlossen, der die EU-Standardvertragsklauseln und die verbindlichen unternehmensinternen Vorschriften (BCR) enthält. Salesforce verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten ausschließlich in unserem Auftrag und gemäß unseren Anweisungen im Rahmen des Auftragsverarbeitungsvertrags. Die verwendeten EU-Standardvertragsklauseln können in den EU-Sprachen über die URL https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914 abgerufen werden. Die Salesforce-BCR können über https://www.salesforce.com/company/legal/privacy/ abgerufen werden.

Ihre personenbezogenen Daten werden in der Regel gelöscht, wenn sie für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr benötigt werden. Die konkreten Speicherfristen sind oben in den Abschnitten 2 und 3 angegeben. Ihre personenbezogenen Daten können jedoch über einen längeren Zeitraum verarbeitet und gespeichert werden, wenn wir gesetzlich dazu verpflichtet sind.

Personenbezogene Daten aus Buchhaltungsunterlagen werden bis zu zehn Jahre gespeichert – beginnend ab dem Ende des Geschäftsjahres, auf das sich die Unterlagen beziehen.

C. Ihre Rechte

Sie können jederzeit kostenlos die folgenden Rechte gegenüber Vikan geltend machen.

Wenn Sie Ihre Rechte als betroffene Person geltend machen, müssen wir Ihre Identität überprüfen und können Sie gegebenenfalls um weitere Informationen oder Klarstellungen bitten. Wir können diese zusätzlichen Informationen anfordern, damit wir die Sie betreffenden personenbezogenen Daten identifizieren und Ihnen zur Verfügung stellen können. Darüber hinaus müssen wir sicherstellen, dass wir bei der Bereitstellung personenbezogener Daten nicht die Rechte anderer Benutzer verletzen.

Wir werden Ihre Anfrage so schnell wie möglich, spätestens jedoch innerhalb eines Monats, beantworten.

Um Ihre Rechte als betroffene Person geltend zu machen, wenden Sie sich bitte an Vikan unter privacyprotection@vikan.com.

1. Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, von uns eine Bestätigung darüber zu erhalten, ob und welche Sie betreffenden personenbezogenen Daten verarbeitet werden und an welche Dritten innerhalb und außerhalb der EU Ihre Daten weitergegeben wurden. Darüber hinaus haben Sie das Recht, eine Kopie Ihrer von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu erhalten.

2. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von uns die Berichtigung unrichtiger oder unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen.

3. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, die Löschung Ihrer Daten zu verlangen, sofern die in Artikel 17 DSGVO genannten Voraussetzungen erfüllt sind. Sie können beispielsweise die Löschung Ihrer Daten verlangen, wenn diese für die Zwecke, für die sie erhoben wurden, nicht mehr erforderlich sind. Darüber hinaus können Sie die Löschung auch verlangen, wenn wir Ihre Daten auf Grundlage Ihrer Einwilligung verarbeiten und Sie diese Einwilligung widerrufen.

4. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten zu verlangen, wenn die Voraussetzungen gemäß Artikel 18 DSGVO erfüllt sind. Dies ist beispielsweise der Fall, wenn Sie die Richtigkeit Ihrer Daten bestreiten. Sie können dann verlangen, die Verarbeitung für die Dauer der Prüfung der Richtigkeit Ihrer personenbezogenen Daten einzuschränken.

5. Widerspruchsrecht

Sie haben das Recht, der Verarbeitung Ihrer Daten zu widersprechen:

• Wenn die Verarbeitung zum Zwecke des Direktmarketings erfolgt (einschließlich Profiling zum Zwecke des Direktmarketings); ohne Angabe von Gründen.

• Wenn die Verarbeitung (einschließlich Profiling) auf den berechtigten Interessen von uns oder eines Dritten beruht (Artikel 6 Absatz 1 Buchstabe f DSGVO) und wir keine zwingenden schutzwürdigen Gründe für die Verarbeitung nachweisen können, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient. Im Falle eines solchen Widerspruchs bitten wir Sie, uns Ihre Gründe für den Widerspruch gegen die Datenverarbeitung mitzuteilen.

6. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sofern die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung oder der Erfüllung eines Vertrags beruht und zudem mit Hilfe automatisierter Verfahren erfolgt, haben Sie das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesbaren Format zu erhalten und an einen anderen Verantwortlichen zu übermitteln. Darüber hinaus haben Sie das Recht, zu verlangen, dass die personenbezogenen Daten direkt von uns an einen anderen Verantwortlichen übermittelt werden.

7. Widerrufsrecht

Wenn die Datenverarbeitung auf einer Einwilligung beruht, haben Sie das Recht, Ihre Einwilligung jederzeit kostenlos mit Wirkung für die Zukunft per E-Mail an privacyprotection@vikan.com zu widerrufen.

Das Recht, die Einwilligung jederzeit zu widerrufen, hat keinen Einfluss auf die Rechtmäßigkeit der Verarbeitung auf der Grundlage der Einwilligung vor deren Widerruf.

8. Recht auf Beschwerde

Sie haben außerdem das Recht, bei einer Aufsichtsbehörde oder einer anderen zuständigen Datenschutzbehörde Beschwerde gegen unsere Verarbeitung Ihrer Daten einzulegen. Dies kann die Datenschutzbehörde Ihres Wohnsitzlandes sein oder die dänische Datenschutzbehörde, da Vikan in Dänemark eingetragen ist.

Die Kontaktdaten der dänischen Datenschutzbehörde finden Sie auf der Website der Behörde: https://www.datatilsynet.dk.

Eine Liste aller Datenschutzbehörden in der Europäischen Union und im Europäischen Wirtschaftsraum finden Sie hier: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

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Version 2026, ersetzt April 2021, Version 2.0