Denne persondatapolitik har til formål at informere dig om, hvordan dine personoplysninger behandles, hvis du kontakter os via e-mail eller telefon eller bruger vores Vikan-hjemmeside https://vikan.com ("hjemmesiden") og/eller tjenesten My Vikan ("My Vikan"), som er en brugerplatform, der er tilgængelig for registrerede brugere og leveres via hjemmesiden.

A. Dataansvarlig

Hjemmesiden og My Vikan leveres af Vikan A/S, Rævevej 1, 7800 Skive, som er registreret i Det Centrale Virksomhedsregister (CVR-registeret) under registreringsnummer 10290147 ("Vikan", "vi" eller "os").

Vi fungerer som dataansvarlig i relation til hjemmesiden og My Vikan, og hvis du kontakter os via e-mail eller telefon.

Vikan har ikke udpeget en databeskyttelsesrådgiver (DPO). Alle spørgsmål vedrørende denne persondatapolitik eller behandlingen af personoplysninger kan rettes til privacyprotection@vikan.com.

B. Beskrivelse af vores databehandling og formålet med den

Hvis du sender os en e-mail eller ringer til os, indsamler og behandler vi dine personoplysninger. Vores behandling har til formål at behandle din forespørgsel, herunder at besvare dine anmodninger.

Vores juridiske grundlag for denne behandling er vores legitime interesse (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra f)). De legitime interesser, vi forfølger, er vores kundeservice og muligheden for at kommunikere med dig.

De oplysninger, vi behandler, omfatter dit navn og de kontaktoplysninger, du giver os, samt andre oplysninger, du giver os i forbindelse med din anmodning.

Vi opbevarer oplysningerne, indtil vi har færdigbehandlet din anmodning, og i en opbevaringsperiode på to år.

Når du bruger hjemmesiden, indsamler og behandler vi muligvis dine personoplysninger, når du interagerer med os eller accepterer vores brug af cookies. I det følgende specificerer vi vores behandling af dine personoplysninger for hver af de funktioner og tjenester, du bruger:

i) Når du accepterer vores brug af cookies

Når hjemmesiden gemmer oplysninger på eller henter oplysninger fra slutenheder (f.eks. cookies), indhenter vi dit samtykke, hvor det er påkrævet i henhold til lovgivningen (cookiebekendtgørelsen i Danmark). Uden dit samtykke anvendes kun teknologier, der er strengt nødvendige for at levere de tjenester, du udtrykkeligt anmoder om.

Se vores cookiepolitik for at få oplysninger om vores databehandling via cookies. Vores cookiepolitik kan findes på https://www.vikan.com/int/cookie-policy eller via sidefoden på hver landingsside.

ii) Kontaktformularer

Når du bruger vores kontaktformularer, behandler vi dine personoplysninger med det formål at kontakte dig for at besvare dine anmodninger. Hvis vi anmoder om oplysninger, specificerer vi, om det er frivilligt eller obligatorisk at videregive oplysningerne for at gennemføre den ønskede handling.

Vores juridiske grundlag for denne behandling er dit samtykke (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra a)).

De oplysninger, vi behandler, omfatter dit navn og de kontaktoplysninger, du giver os, samt andre oplysninger, du giver os i forbindelse med dine anmodninger.

Vi opbevarer oplysningerne, indtil vi har færdigbehandlet din anmodning, og i en opbevaringsperiode på to år. Hvis du har en My Vikan-konto, og vi kan sammenkæde dine oplysninger med din konto, opbevarer vi oplysningerne i to år efter, at du har slettet din My Vikan-konto, eller to år efter dit seneste login på My Vikan, alt efter hvilken dato der er senest.

iii) Abonnement på nyhedsbreve

Når du abonnerer på vores nyhedsbrev, behandler vi dine personoplysninger med det formål at sende dig vores nyhedsbrev og for at dokumentere dit samtykke til at modtage elektronisk markedsføring.

Vores juridiske grundlag for denne behandling er dit samtykke (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra a)) og overholdelse af en juridisk forpligtelse (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra c)).

De oplysninger, vi behandler, omfatter dit samtykke til at modtage elektronisk markedsføring, dit navn, din e-mailadresse, din IP-adresse og tidspunktet for dit samtykke til at modtage elektronisk markedsføring, tidspunktet for tilbagetrækning af dit samtykke og tidspunktet for vores sidste udsendelse af elektronisk markedsføring til dig.

Vi opbevarer oplysningerne i to år efter, at du har tilbagetrukket dit samtykke til at modtage elektronisk markedsføring, eller i to år fra vores seneste brug af din tilladelse til at sende dig elektronisk markedsføring, alt efter hvilken dato der er senest.

Når du bruger My Vikan, indsamler og behandler vi dine personoplysninger. I det følgende specificerer vi vores behandling af dine personoplysninger for hver af de funktioner og tjenester, du bruger:

i) Når du opretter en brugerkonto

Når du opretter en brugerkonto i My Vikan, behandler vi dine personoplysninger med det formål at give dig adgang til My Vikan-tjenesten baseret på din anmodning om en brugerkonto. Det omfatter også opretholdelse af sikkerheds-, integritets- og revisionslogfiler.

Vores juridiske grundlag for denne behandling er opfyldelse af en kontrakt (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra b)).

De oplysninger, vi behandler, omfatter dit navn, din e-mailadresse, stillingsbetegnelse/titel og virksomhed samt logonoplysninger.

Vi opbevarer oplysningerne i to år efter, at du har slettet din konto, eller to år efter dit seneste login på My Vikan, alt efter hvilken dato der er senest.

ii) Når du bruger My Vikan-funktionaliteten

Når du logger ind på My Vikan og begynder at bruge den tilgængelige funktionalitet såsom download af materialer, adgang til materialer, tidsstempler for brug af digitale værktøjer, værktøjsinteraktioner, præferencer og genererede resultater, behandler vi dine personoplysninger med henblik på kundeservice og markedsføring, herunder adfærdsbaseret markedsføring. Det indebærer, at vi sporer og registrerer din brug af tjenesten for at kunne give dig relevante markedsføringsoplysninger på forskellige måder, tilbyde dig personligt tilpasset indhold eller anbefalinger og yde kundesupport til dig. Vores kundeservice og markedsføring omfatter også administration af vores forhandlerrelationer.

Vores behandling i henhold til dette formål omfatter også:

Markedsføringsautomatisering og -segmentering

Vi behandler dine personoplysninger for at analysere interaktioner med vores hjemmeside, My Vikan og vores kommunikation via telefon og e-mail med henblik på scoring, klassificering og segmentering af potentielle kunder. Det omfatter brugen af systemer til markedsføringsautomatisering med det formål at evaluere engagementet og identificere potentielle kunder, som Vikans salgsmedarbejdere kan kontakte.

Profilering og automatiseret beslutningstagning

Vi foretager profilering i form af scoring, klassificering og segmentering af potentielle kunder og analyse af interaktioner med hjemmesiden, My Vikan og digitale værktøjer. Profilering udføres med det formål at tilpasse markedsføringsaktiviteterne, øge kundeengagementet, identificere relevant indhold og vurdere, om en potentiel kunde skal kontaktes af Vikans salgsmedarbejdere.

Vi gennemfører ikke automatiseret beslutningstagning, der har juridiske eller lignende væsentlige konsekvenser for dig. Alle beslutninger vedrørende kunderelationer, markedsføringsaktiviteter eller salgsaktiviteter involverer menneskelig vurdering.

Vores juridiske grundlag for denne behandling er dit samtykke (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra a)).

De oplysninger, vi behandler, omfatter din identitet, tekniske brugeroplysninger såsom IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger samt dine brugsoplysninger vedrørende din aktivitet inden for My Vikan, ordrehistorik og korrespondance samt andre oplysninger om forretningsrelationen.

Vi behandler også dine personoplysninger med det formål at forbedre vores værktøjer, produkter og tjenester baseret på faktisk brug. Det indebærer, at vi logger din brug af hjemmesiden og My Vikan for at forstå brugsmønstre, lære, hvordan du bruger vores tjeneste, og hvordan vi kan forbedre vores tjenester og den generelle brugeroplevelse.

Vores juridiske grundlag for denne behandling er vores legitime interesse (se GDPR artikel 6, stk. 1, litra f)).

De oplysninger, vi behandler, omfatter din identitet, tekniske brugeroplysninger såsom IP-adresse, browser- og enhedsoplysninger samt dine brugsoplysninger vedrørende din aktivitet inden for My Vikan, ordrehistorik og korrespondance samt andre oplysninger om forretningsrelationen.

Vi opbevarer oplysningerne i to år efter, at du har slettet din My Vikan-konto, eller to år efter dit seneste login på My Vikan, alt efter hvilken dato der er senest.

Når vi behandler dine personoplysninger, bruger vi tjenesteudbydere til at levere funktionaliteten og de IT-systemer, der understøtter den. Hvis tjenesteudbydere ("databehandlere") behandler personoplysninger på vores vegne, har vi indgået en databehandleraftale med disse databehandlere og aftalt passende garantier for beskyttelse af personoplysninger. Vi udvælger vores databehandlere med omhu. De behandler personoplysninger udelukkende med henblik på at opfylde deres forpligtelser og er kontraktligt bundet af vores instrukser, har truffet passende tekniske og organisatoriske foranstaltninger til beskyttelse af personoplysninger og overvåges regelmæssigt af os.

Vi deler også dine oplysninger såsom anmodninger, downloads, adgang til materialer, tidsstempler for brug af digitale værktøjer, værktøjsinteraktioner, præferencer og genererede resultater med Vikan-koncernens selskaber og distributionspartnere for at hjælpe dem med deres markedsførings- og kundeserviceaktiviteter.

Personoplysninger, som er nødvendige for at gennemføre en leverance, vil blive videregivet til den fragtmand, som Vikan vælger. En sådan videregivelse er nødvendig for at opfylde en kontrakt i henhold til artikel 6, stk. 1, litra b) i GDPR.

Vi bruger databehandleren Salesforce, Inc. i USA til at hoste og behandle oplysninger på hjemmesiden og i My Vikans backend. Da denne tjenesteudbyder er baseret i USA, kan adgang til oplysningerne fra et tredjeland ikke udelukkes. For at sikre et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau for personoplysninger har Vikan underskrevet Salesforce, Inc.s standardtillæg om databehandling, som omfatter EU's standardkontraktbestemmelser og bindende virksomhedsregler (BCR). Salesforce behandler udelukkende dine personoplysninger på vores vegne og i overensstemmelse med vores instrukser inden for rammerne af databehandleraftalen. De anvendte EU-standardkontraktbestemmelser kan findes på EU-sprogene via URL-adressen https://eur-lex.europa.eu/legal-content/en/TXT/?uri=CELEX%3A32021D0914. Salesforces bindende virksomhedsregler (BCR) kan tilgås via https://www.salesforce.com/company/legal/privacy/.

Dine personoplysninger bliver generelt slettet, når de ikke længere er nødvendige til de formål, de blev indsamlet til. De specifikke opbevaringsperioder er angivet ovenfor under afsnit 2 og 3. Dine personoplysninger bliver dog muligvis behandlet og opbevaret i en længere periode, hvis vi er forpligtet til at gøre det i henhold til gældende lovgivning.

Personoplysninger, som indgår i regnskaberne, gemmes i op til ti år fra udgangen af det regnskabsår, som de vedrører.

C. Dine rettigheder

Du kan til enhver tid og uden beregning gøre følgende rettigheder gældende over for Vikan.

Hvis du gør dine rettigheder som registreret gældende, skal vi kontrollere din identitet og beder dig muligvis om yderligere oplysninger eller præciseringer, hvis det er nødvendigt. Vi kan anmode om disse yderligere oplysninger, så vi kan identificere de personoplysninger, der vedrører dig, og udlevere dem til dig. Vi skal desuden sikre, at vi ikke krænker andre brugeres rettigheder, når vi videregiver personoplysninger.

Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned.

Hvis du ønsker at gøre dine rettigheder som registreret gældende, bedes du kontakte Vikan på privacyprotection@vikan.com.

1. Ret til indsigt

Du har ret til at få bekræftet, om personoplysninger om dig behandles og i så fald hvilke, og til hvilke tredjeparter inden for og uden for EU dine oplysninger er videregivet. Desuden har du ret til at modtage en kopi af dine personoplysninger, som vi har behandlet.

2. Ret til berigtigelse

Du har ret til at anmode os om at berigtige forkerte eller ufuldstændige personoplysninger om dig.

3. Ret til sletning

Du har ret til at anmode om sletning af dine oplysninger, hvis kravene i artikel 17 i GDPR er opfyldt. Du kan derfor anmode om sletning af dine oplysninger, f.eks. hvis de ikke længere er nødvendige til de formål, de blev indsamlet til. Desuden kan du også anmode om sletning, hvis vi behandler dine oplysninger på baggrund af dit samtykke, og du trækker dette samtykke tilbage.

4. Ret til begrænsning af behandling

Du har ret til at anmode om begrænsning af behandlingen af dine personoplysninger, hvis kravene i artikel 18 i GDPR er opfyldt. Det er for eksempel tilfældet, hvis du bestrider nøjagtigheden af dine oplysninger. Du kan derefter anmode om, at behandlingen begrænses, i den periode det tager at undersøge nøjagtigheden af dine personoplysninger.

5. Ret til at gøre indsigelse

Du har ret til at gøre indsigelse mod behandlingen af dine oplysninger:

• Hvis behandlingen sker med henblik på direkte markedsføring (herunder profilering med henblik på direkte markedsføring), uden at angive årsagen.

• Hvis behandlingen (herunder profilering) er baseret på vores eller en tredjeparts legitime interesser (GDPR artikel 6, stk. 1, litra f)), og vi ikke er i stand til at påvise vægtige beskyttelsesværdige grunde til behandlingen, der vejer tungere end dine interesser, rettigheder og frihedsrettigheder, eller hvis behandlingen er nødvendig for at gøre retskrav gældende, udøve eller forsvare dem. I tilfælde af en sådan indsigelse bedes du venligst underrette os om dine grunde til at gøre indsigelse mod databehandlingen.

6. Ret til dataportabilitet

Forudsat at databehandlingen er baseret på samtykke eller opfyldelse af en kontrakt, og at den også udføres ved hjælp af automatiseret behandling, har du ret til at modtage dine oplysninger i et struktureret, almindeligt anvendt og maskinlæsbart format og videresende dem til en anden dataansvarlig. Derudover har du ret til at anmode om, at personoplysningerne videresendes direkte fra os til en anden dataansvarlig.

7. Ret til at trække samtykke tilbage

Hvis databehandlingen er baseret på samtykke, har du ret til at trække dit samtykke tilbage på ethvert tidspunkt uden omkostninger med virkning for fremtiden ved at sende en e-mail til privacyprotection@vikan.com.

Retten til at trække samtykke tilbage på ethvert tidspunkt påvirker ikke lovligheden af behandling, der er baseret på samtykke, inden tilbagetrækning heraf.

8. Ret til at indgive en klage

Du har også ret til at indgive en klage til en tilsynsmyndighed eller anden kompetent databeskyttelsesmyndighed vedrørende vores behandling af dine oplysninger. Det kan være databeskyttelsesmyndigheden i dit bopælsland eller Datatilsynet i Danmark, da Vikan er registreret i Danmark.

Du kan finde kontaktoplysningerne til Datatilsynet på hjemmesiden: https://www.datatilsynet.dk.

Du kan finde en liste over alle databeskyttelsesmyndigheder i Den Europæiske Union og Det Europæiske Økonomiske Samarbejdsområde her: https://ec.europa.eu/justice/article-29/structure/data-protection-authorities/index_en.htm.

***

2026-version, der erstatter version 2.0 fra april 2021