Persondatapolitik – Vikan

Datasikkerhed og beskyttelse af persondata er en vigtig prioritet for Vikan A/S, CVR-nr. 10290147 med hjemsted på adressen Rævevej 1, 7800 Skive (”Vikan” eller ”vi”). Denne persondatapolitik fastlægger klare retningslinjer for Vikans behandling af dine personoplysninger.

I det følgende forklarer vi, hvordan vi bruger de oplysninger, du videregiver til os eller efterlader, når du bruger de forskellige tjenester i vores apps og på vores hjemmeside, herunder hjemmesiden bag login (”hjemmesiden”).

Vikan A/S er dataansvarlig i forhold til de personoplysninger, der indsamles og behandles.

1. Indsamling af personoplysninger

Vi indsamler muligvis personoplysninger om dig, når du er i kontakt med os. Hvis vi anmoder om oplysninger fra dig, angiver vi altid, om det er frivilligt eller obligatorisk at videregive oplysningerne for at gennemføre den ønskede handling.

De typer personoplysninger, der indsamles, omfatter generelt følgende:

• Kontaktoplysninger, herunder navn, e-mailadresse, telefonnummer og tilsvarende oplysninger, som kan identificere dig personligt
• Stilling/titel og virksomhed
• Oplysninger om forretningsmæssige relationer, herunder ordreoversigt og korrespondance
• Profiloplysninger, hvis du opretter en profil eller konto hos os, herunder brugernavn og adgangskode
• Brugeroplysninger som f.eks. tekniske data vedrørende brug og visning, herunder IP-adresser, når du besøger vores hjemmeside eller bruger vores apps, herunder på hjemmesider fra tredjepart
• Interesser
• App-version

Vi indsamler personoplysninger i et eller flere af følgende tilfælde:

• Når du opretter en brugerkonto
• Når du tilmelder dig Vikans nyhedsbrev
• Når du indgår en forretningsmæssig relation med Vikan
• Når du besøger os i vores fysiske lokaler, f.eks. på vores fabrik
• Når du besøger os i forbindelse med arrangementer osv.
• Når du indsender en ny produktidé
• Når du bruger chatfunktionen eller kommenterer blogindlæg
• Når du bruger Vikans andre funktioner og tjenester
• Når du anmoder om en produktprøve
• Når du anmoder om et møde med en sælger
• Når du downloader indhold (whitepapers, brochurer, vejledninger osv.)
• Når du downloader og bruger vores apps

2. Brug af personoplysninger

Personoplysninger indsamles og bruges til følgende formål:

• Generelt til at planlægge, udføre og administrere den forretningsmæssige relation, herunder eventuelle kontrakter
• Oprettelse og administration af din brugerkonto på hjemmesiden bag login og i vores apps
• Til at fremsende nyhedsbreve eller andet marketingmateriale og i forbindelse med andre salgsfremmende aktiviteter
• Evaluering af dine produktidéer
• Til at yde generel kundeservice og support
• Statistik og analyse
• Udvikling af produkter og tjenester
• Planlægning af aftaler
• Løbende forretningsmæssig kommunikation
• Til at få kundeindsigt og viden om, hvordan vores forskellige tjenester, herunder hjemmeside, apps og produkter, bruges
• Til at give dig adgang til vores apps og til de tjenester, der er tilgængelige via vores apps

Vi behandler muligvis også dine personoplysninger til andre formål, hvis vi er berettiget eller forpligtet til at gøre det i henhold til gældende lov, eller hvis behandlingen af oplysningerne er nødvendig for at fastslå eller imødegå et eventuelt retskrav.

3. Grundlag for behandling af dine personoplysninger

Behandlingen af dine personoplysninger er primært nødvendig for at opfylde en kontrakt (artikel 6(1)(b) i GDPR).

Vi behandler også dine personoplysninger på baggrund af vores legitime interesser i at levere kundeservice, gennemføre salgs- og marketingaktiviteter, udvikle eksisterende og nye tjenester og produkter, gøre vores apps og tjenester tilgængelige for dig, gennemføre analyser og udarbejde statistikker om vores kundesegmenter og produkter (artikel 6(1)(f) i GDPR).

Behandlingen af dine personoplysninger kan i nogle tilfælde være nødvendig for at opfylde bestemte juridiske forpligtelser, eksempelvis vores forpligtelser til at forhindre ulovlig aktivitet (artikel 6(1)(c) i GDPR).

Behandlingen kan også være nødvendig for at fastslå, håndhæve eller imødegå et retskrav (artikel 6(1)(f) og artikel 9(2)(f) i GDPR).

I særlige tilfælde og kun, hvor der ikke findes et andet gyldigt retsgrundlag, kan Vikan anmode dig om et særskilt samtykke til at behandle dine personoplysninger, f.eks. i forbindelse med nyhedsbreve (artikel 6(1)(a) i GDPR).

4. Deling af dine personoplysninger

Som led i vores opfyldelse af ovenstående formål gør vi muligvis dine personoplysninger tilgængelige for tredjeparter, som leverer ydelser til Vikan på baggrund af en indgået kontrakt, herunder IT-leverandører, leverandører af distributionssystemet for vores nyhedsbrev og e-mailudbydere. Disse tjenesteudbydere behandler udelukkende personoplysninger i overensstemmelse med vores instrukser i henhold til indgåede databehandleraftaler.

I takt med Vikans udvikling kan Vikans selskabsstruktur ændre sig, f.eks. gennem et helt eller delvist salg af Vikan. I tilfælde af en delvis overdragelse af aktiver, som indeholder personoplysninger, er retsgrundlaget for videregivelsen af de dermed forbundne personoplysninger som hovedregel artikel 6(1)(f) i GDPR, idet Vikan har en legitim interesse i at overdrage en del af sine aktiver samt foretage kommercielle ændringer.

Personoplysninger, som er nødvendige for at gennemføre en leverance, vil blive videregivet til den fragtmand, som Vikan vælger. Dine personoplysninger kan også blive videregivet til Vikans koncernselskaber og distributionspartnere. En sådan videregivelse er primært nødvendig for at opfylde en kontrakt i henhold til artikel 6(1)(b) i GDPR.

Bortset fra ovenstående er det en generel regel, at dine personoplysninger ikke vil blive videregivet til en tredjepart uden din tilladelse. Det kan dog i visse situationer og i overensstemmelse med gældende lovkrav være nødvendigt at videregive oplysninger til retslige myndigheder. Dine personoplysninger vil muligvis også blive videregivet, hvis en sådan videregivelse er påkrævet for at fastslå eller imødegå retskrav i overensstemmelse med artikel 6(1)(f) i GDPR.

Hvis dine personoplysninger overføres til databehandlere eller dataansvarlige i lande uden for EU/EØS, som ikke har et tilstrækkeligt beskyttelsesniveau, vil overførslen primært være baseret på EU-Kommissionens standardkontrakter.

5. Sletning af personoplysninger

Dine personoplysninger vil blive slettet, når de ikke længere er nødvendige til et eller flere af ovennævnte formål. Personoplysningerne kan dog behandles og opbevares i en længere periode, hvis de anonymiseres, eller hvis vi er forpligtet til at gøre det i henhold til gældende lov. Personoplysninger vedrørende kontrakter opbevares i tre år efter kontraktens ophør med henblik på at kunne imødegå potentielle krav.

Personoplysninger, som indgår i regnskaberne, gemmes i op til ti år fra udgangen af det regnskabsår, som de vedrører.

Personoplysninger, der indsamles i forbindelse med forretningsaktiviteter, support eller andre kommercielle aktiviteter, gemmes, så længe oplysningerne er relevante i forbindelse med håndtering og overvågning af det pågældende aktivitet. Opbevaringsperioden vil typisk stå i et rimeligt forhold til den periode, der gælder for begrænsning af juridiske krav, eller varigheden af vores forretningsmæssige relation.

Personoplysninger, der indsamles via apps, opbevares i overensstemmelse med ovennævnte sletningsproces.

Hvis du har tilmeldt dig vores nyhedsbrev, gemmer vi generelt personoplysningerne i relation til tilladelsen i to år regnet fra datoen for sidste anvendelse. Hvis du afmelder vores nyhedsbrev, gemmer vi dine personoplysninger til dokumentationsformål i to år fra datoen for din opsigelse af abonnementet. Dine personoplysninger slettes herefter.

6. Cookies

Vi bruger cookies på vores hjemmeside og i vores apps. Du kan læse mere om brugen af cookies i vores cookiepolitik, som du kan finde her eller  nederst på alle sider.

7. Opbevaring og sikkerhed

Vi har implementeret sikkerhedsforanstaltninger, som skal sikre, at vores interne procedurer lever op til vores høje standarder for vores sikkerhedspolitik. Vi gør alt, hvad vi kan for at beskytte kvaliteten og integriteten af dine personoplysninger.

8. Links til andre hjemmesider osv.

Vores hjemmeside og apps kan indeholde links til andre hjemmesider eller til integrerede hjemmesider. Vi er ikke ansvarlige for indholdet på hjemmesider fra tredjepart eller for deres praksis for indsamling af personoplysninger. Når du besøger tredjepartshjemmesider, bør du læse den tilhørende persondatapolitik og andre relevante politikker.

9. Dine rettigheder

Du har til enhver tid ret til at anmode om indsigt i de personoplysninger, som vi behandler om dig, dog med visse lovbestemte undtagelser. Du har også ret til at gøre indsigelse mod dataindsamlingen og den fortsatte behandling af de personoplysninger, der gemmes om dig. Du har endvidere ret til at anmode om redigering, sletning eller blokering af dine personoplysninger. Du kan også anmode os om at begrænse behandlingen af dine personoplysninger.

Du kan under visse omstændigheder også anmode om at få en kopi af dine personoplysninger samt om, at vi overfører de personoplysninger, du har videregivet til os, til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).

I forbindelse med henvendelser om dine rettigheder bedes du medtage tilstrækkelige oplysninger til, at vi kan håndtere din henvendelse, herunder dit fulde navn og din e-mailadresse, så vi kan fastslå din identitet og besvare din henvendelse. Vi besvarer din henvendelse hurtigst muligt og senest inden for en måned.

10. Annullering af samtykke/lukning af konto

Vi behandler under visse omstændigheder dine personoplysninger på baggrund af dit samtykke, f.eks. i forbindelse med nyhedsbreve. Du kan til enhver tid annullere ethvert samtykke, du har givet til Vikan.

Hvis du ønsker at annullere dit samtykke, kan du kontakte os på marketing@vikan.com. I forhold til nyhedsbreve kan du også bruge afmeldingslinket i den e-mail eller anden kommunikation, du modtager fra os.

Annullering af dit samtykke påvirker ikke lovligheden af den behandling, der har fundet sted forud for en sådan annullering.

Hvis du ønsker at lukke din brugerkonto på hjemmesiden bag login, kan du kontakte os på marketing@vikan.com.

Hvis du annullerer dit samtykke eller ønsker at lukke din brugerkonto, ophører vi med at behandle dine personoplysninger, medmindre vi er berettiget eller forpligtet til at fortsætte behandlingen eller opbevaringen af dine personoplysninger på et andet grundlag, herunder i henhold til gældende lov.

11. Kontakt

Hvis du ønsker at udøve nogen af dine rettigheder, eller hvis du har spørgsmål vedrørende denne persondatapolitik, kan du kontakte os på privacyprotection@vikan.com.

12. Klageprocedure

Hvis du ønsker at indgive en klage over behandlingen af dine personoplysninger, kan du til enhver tid kontakte os ved at sende en e-mail til privacyprotection@vikan.com. Du kan også kontakte Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby på telefon 33 19 32 00 eller ved at sende en e-mail til dt@datatilsynet.dk.

13. Ændringer i persondatapolitikken

Vi forbeholder os ret til at foretage ændringer i denne persondatapolitik fra tid til anden. Når persondatapolitikken opdateres, opdateres datoen nederst i politikken tilsvarende. Den til enhver tid gældende persondatapolitik er tilgængelig på vores hjemmeside. I tilfælde af væsentlige ændringer får du besked via e-mail.

***
April 2021, version 2.0