Integritetspolicy – Vikan

Datasäkerhet och integritet har hög prioritet hos Vikan A/S, CVR-nr (organisationsnr) 10290147, med registrerad adress: Rævevej 1, 7800 Skive, Danmark. Policyn innehåller tydliga riktlinjer för hur Vikan behandlar dina personuppgifter.

Nedan beskrivs hur vi använder information som du delger oss eller lämnar efter dig när du använder de olika tjänsterna i våra appar och på vår webbplats, inklusive webbplatsen bakom login.

Vikan A/S är registeransvarig för de personuppgifter som samlas in och behandlas.

1. Insamling av personuppgifter

När du har kontakt med oss i olika ärenden kan vi komma att samla in dina personuppgifter. När vi begär information från dig i syfte att utföra olika åtgärder, anger vi alltid om det är frivilligt eller obligatoriskt att delge informationen.

Följande typer av personuppgifter kan samlas in:

• Kontaktuppgifter, inklusive namn, e-postadress, telefonnummer och likande uppgifter som kan användas för att identifiera dig
• Befattning/titel och företagy
• Information om affärsrelation, inklusive beställningshistorik och korrespondens
• Profilinformation, om du skapar en profil eller ett konto hos oss, inklusive användarnamn och lösenord
• Användarinformation, exempelvis tekniska data om användning och visning, däribland din IP-adress när du besöker våra webbplatser eller applikationer, men även på webbplatser från tredje part
• Intressen
• App-version

Vi samlar in personuppgifter i en eller flera av följande situationer:

• När du skapar ett användarkonto
• När du registrerar dig för att prenumerera på Vikans nyhetsbrev
• När du inleder en affärsrelation med Vikan
• När du gör ett fysiskt besök på någon av våra anläggningar, exempelvis i vår fabrik
• När du besöker oss i samband med olika event eller andra händelser
• När du skickar förslag om nya produkter
• När du använder vår chattfunktion eller kommenterar våra blogginlägg
• När du använder andra funktioner eller tjänster från Vikan
• När du beställer produktprover
• När du bokar ett möte med någon av våra försäljare
• När du laddar ner innehåll (whitepaper, broschyrer, guider osv.)
• När du laddar ner och använder våra appar

2. Användning av personuppgifter

Personuppgifter samlas in och används för följande ändamål:

• Generellt, för att planera, upprätthålla och hantera affärsrelationen, inklusive eventuella avtal
• Skapa och hantera ditt användarkonto på webbplatsen där du loggar in samt i våra appar
• Skicka nyhetsbrev eller annat marknadsföringsmaterial och andra marknadsföringsaktiviteter
• Utvärdera dina produktförslag
• Erbjuda allmän kundservice och support
• Statistik och analys
• Produkt- och tjänsteutveckling
• Planera möten
• Fortlöpande affärskommunikation
• Utvinna kundinsikter och kunskap om hur våra produkter och tjänster, inklusive webbplatser och applikationer, används
• Göra våra appar och de olika tjänster som erbjuds i apparna tillgängliga för dig

Vi kanske också behandlar dina personuppgifter för andra ändamål, om vi enligt lag har befogenhet eller skyldighet att utföra sådan behandling, eller om vi behandlar uppgifterna i syfte att försvara juridiska anspråk eller göra dem gällande.

3. Juridiska grunder för behandling av dina personuppgifter

Behandling av dina personuppgifter är nödvändig främst i syfte att fullfölja avtal (artikel 6(1)(b) i GDPR).

Dessutom behandlar vi dina personuppgifter grundat på våra berättigade intressen av att tillhandahålla eller möjliggöra kundservice-, försäljnings- och marknadsföringsaktiviteter, utveckla befintliga och nya tjänster och produkter, göra våra appar och tjänster tillgängliga för dig, utföra analyser och sammanställa statistik rörande våra kundsegment och produkter (artikel 6(1)(f) i GDPR).

Behandling av dina personuppgifter är ibland nödvändig för att kunna leva upp till juridiska skyldigheter, såsom vår skyldighet att förhindra olaglig aktivitet (artikel 6(1)(c) i GDPR).

Behandling av personuppgifter kan också vara nödvändig för att utöva eller försvara juridiska anspråk eller göra dem gällande (artikel 6(1)(f) och artikel 9(2)(f) i GDPR).

I undantagsfall, och endast när ingen annan juridisk grund föreligger, kan Vikan göra en separat förfrågan om ditt medgivande att behandla dina personuppgifter, exempelvis i syfte att hantera nyhetsbrev (artikel 6(1)(a) i GDPR).

4. Delning av dina personuppgifter

För att uppfylla ovanstående syften kan vi ge tredjeparter tillgång till dina personuppgifter, om sådana tredjeparter enligt en avtalad uppgörelse med Vikan, tillhandahåller relevanta tjänster till Vikan. Exempel på sådana tredjeparter är IT-leverantörer, leverantörer av system för distribution av nyhetsbrev samt e-postleverantörer. Sådana tjänsteleverantörer behandlar dina personuppgifter endast i enlighet med våra instruktioner, baserat på de avtal som Vikan har slutit med leverantörerna.

Vikans utveckling som företag kan leda till att företagsstrukturen förändras, exempelvis som följd av en fullständig eller partiell försäljning av Vikan. Vid ett partiellt överlåtande av tillgångar innehållande personuppgifter, är artikel 6(1)(f) i GDPR den juridiska grunden för ett följdmässigt utlämnande av personuppgifter, eftersom Vikan i en sådan situation har ett berättigat intresse av att överlämna delar av sina tillgångar och av att utföra handels- och affärsmässiga ändringar.

Vidare kan personuppgifter som behövs för att fullfölja leveranser tillgängliggöras för leverantörer, speditörer eller liknande som väljs av Vikan. Dina personuppgifter kan också delges Vikans koncernbolag och distributionspartner. Att lämna ut personuppgifterna i den situationen är nödvändigt främst för att fullfölja avtal, i enlighet med artikel 6(1)(b) i GDPR.

Utöver ovanstående lämnas dina persondata som regel inte ut till någon tredje part, utan att ditt medgivande har inhämtats. I vissa situationer och i enlighet med lagstadgade krav, kan det dock vara nödvändigt att låta rättsliga myndigheter ta del av personuppgifter. Vi kan också röja dina personuppgifter om det krävs för att upprätthålla eller försvara juridiska anspråk, i enlighet med artikel 6(1)(f) i GDPR.

Om dina personuppgifter överförs till registerförare eller registeransvariga i länder utanför EU/EES, där den mottagande parten kanske inte garanterar lämpliga skyddsnivåer, baseras överföringen i huvudsak på EU-kommissionens standardavtal.

5. Radering av personuppgifter

Dina personuppgifter raderas när de inte längre behövs för något av de ändamål som beskrivs ovan. Personuppgifterna kan dock behandlas och lagras under längre tid än så, om uppgifterna anonymiseras eller om vi är skyldiga enligt lag att göra det. Personuppgifter som rör avtal behålls i tre år efter att avtalet har sagts upp. Detta i syfte att försvara potentiella anspråk.

Personuppgifter som ingår i bokföringsinformation behålls i upp till tio år från slutet av det räkenskapsår som bokföringen avser.

Personuppgifter som samlas in i samband med affärsverksamhet, support eller andra kommersiella aktiviteter lagras under så lång tid som informationen är relevant för hantering och övervakning av aktiviteten/ärendet i fråga. Lagringsperioden motsvarar vanligtvis den period som fastslås enligt reglerna om begränsning av juridiska anspråk, eller under så lång tid som vår affärsrelation pågår.

Personuppgifter som samlas in via appar behålls i enlighet med den ovan nämnda raderingsprocessen.

Om du har registrerat dig för prenumeration på vårt nyhetsbrev lagrar vi i allmänhet personuppgifter relaterade till medgivandet i två år räknat från det senaste användningsdatumet. Om du väljer att avsluta prenumerationen på vårt nyhetsbrev behåller vi av dokumentationsskäl dina personuppgifter i två år från det att du säger upp prenumerationen och därefter raderas dina personuppgifter.

6. Cookies

Vi använder cookies på vår webbplats och i våra appar. Mer information om vår cookiepolicy och hur vi använder cookies finns här. Informationen kan också nås via sidfoten på vår hemsida.

7. Lagring och säkerhet

Vi har vidtagit säkerhetsåtgärder för att se till att våra interna procedurer lever upp till de strikta kraven i vår säkerhetspolicy. Vi gör allt som står i vår makt för att skydda dina personuppgifters integritet och kvalitet.

8. Länkar till andra webbplatser etc.

Vår webbplats och våra appar kan innehålla länkar till andra webbplatser eller till integrerade webbplatser. Vi ansvarar inte för innehållet på tredjepartswebbplatser, och inte för sådana tredjeparters insamlande av personuppgifter. Om du besöker en tredjepartswebbplats bör du läsa igenom webbplatsägarens sekretesspolicy och andra relevanta policyer.

9. Dina rättigheter

Du har rätt att när som helst begära åtkomst till personuppgifter som tillhör dig men som vi lagrar och behandlar, med förbehåll för vissa lagstadgade undantag. Du har också rätt att invända mot datainsamlingen och vidare behandling av dina personuppgifter. Dessutom har du rätt att begära att dina personuppgifter korrigeras, raderas eller spärras. Du kan också begära att vi begränsar behandlingen av dina personuppgifter.

Under vissa omständigheter kan du också begära att få en kopia av dina personuppgifter samt att personuppgifter som du har delgett oss ska överföras till en annan registeransvarig (s.k. portabilitet).

Har du frågor rörande dina rättigheter får du gärna kontakta oss. I en sådan situation måste du skicka den information som vi behöver för att kunna behandla ditt ärende, exempelvis ditt fullständiga namn och din e-postadress. Detta för att vi ska kunna fastställa din identitet och hantera din förfrågan. Vi svarar på din fråga så snart som möjligt, dock senast inom en månad.

10. Återkallande av medgivande/avsluta konto

Under vissa omständigheter behandlar vi dina personuppgifter grundat på ditt medgivande, exempelvis när det gäller nyhetsbrev. Du kan när som helst återkalla ditt medgivande.

Vill du återkalla ditt medgivande kan du kontakta oss genom att skriva till marketing@vikan.com. Beträffande nyhetsbrev kan du även använda ”avsluta prenumeration”-länken i e-postmeddelandet eller annan kommunikation som du får från oss.

Återkallar du ditt medgivande påverkar det inte vår rätt att utföra den databehandling som skedde före återkallandet.

Om du vill avsluta ditt användarkonto på webbplatsen där du loggar in kan du kontakta oss genom att skriva till marketing@vikan.com.

Om du återkallar ditt medgivande eller om du vill avsluta ditt konto, upphör vi med behandlingen av dina personuppgifter, förutsatt att vi inte har befogenhet eller skyldighet att fortsätta behandla eller lagra dina personuppgifter på annan grund, inklusive baserat på gällande lagstiftning.

11. Kontakt

Om du vill utöva någon av dina rättigheter, eller om du har frågor om denna integritetspolicy, kan du kontakta oss genom att skriva till privacyprotection@vikan.com.

12. Klagomålsförfarande

Om du vill registrera ett klagomål rörande behandlingen av dina personuppgifter kan du kontakta oss genom att skriva till privacyprotection@vikan.com. Du kan också kontakta Datatilsynet, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby via telefon +45 33 19 32 00 eller mejl dt@datatilsynet.dk.

13. Ändring av sekretesspolicyn

Vi förbehåller oss rätten att när som helst införa ändringar i denna sekretesspolicy. När vi uppdaterar sekretesspolicyn, uppdaterar vi även datumet längs ner i policyn. Gällande policy är alltid tillgänglig på vår webbplats. Vid betydande förändringar meddelar vi dig via e-post.

***
April 2021, version 2.0