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Politique de confidentialité – Vikan

Vikan A/S, n° CVR (immatriculation de l’entreprise) 10290147, ayant son siège à Rævevej 1, 7800 Skive, Danemark (ci-après « Vikan » ou « nous ») accorde la plus haute importance à la sécurité et à la confidentialité des données. La présente politique de confidentialité fixe des règles claires pour le traitement de vos données à caractère personnel par Vikan.

Dans ce document, nous expliquons de quelle manière nous exploitons les informations que vous nous fournissez en ayant recours aux services de nos applications ou de notre site Web, dont notre site Web après connexion (ci-après le « site Web »).

Vikan A/S est le responsable du traitement des données à caractère personnel collectées et traitées.


1. Collecte de données à caractère personnel

Nous pouvons être amenés à collecter des données à caractère personnel vous concernant lors de toutes vos interactions avec nous. Si nous vous demandons des informations, nous précisons toujours si ces dernières sont indispensables ou facultatives pour effectuer l’action concernée.

Les types de données à caractère personnel collectés peuvent être les suivants :

  • Vos coordonnées, notamment votre nom, votre adresse e-mail, votre numéro de téléphone et autres informations permettant de vous identifier
  • Votre fonction et le nom de votre société
  • Les informations relatives à la relation commerciale, notamment l’historique des commandes et la correspondance
  • Les informations relatives au profil, si vous créez un profil ou un compte, notamment l’identifiant et le mot de passe
  • Les informations relatives à l’utilisateur, comme les données techniques concernant l’utilisation et la consultation, notamment les adresses IP lorsque vous consultez nos sites Web ou nos applications, sites tiers compris
  • Les domaines qui vous intéressent
  • La version de l’application

Nous collectons des données à caractère personnel dans une ou plusieurs des situations suivantes :

  • Quand vous créez un compte utilisateur
  • Quand vous vous abonnez à la newsletter de Vikan
  • Quand vous entamez une relation commerciale avec Vikan
  • Quand vous visitez nos locaux, notre usine, par exemple
  • Quand vous nous rencontrez lors d’événements, etc.
  • Quand vous nous proposez une idée pour un nouveau produit
  • Quand vous avez recours à la fonction de chat ou que vous postez des commentaires sur le blog
  • Quand vous utilisez les autres fonctions et services de Vikan
  • Quand vous demandez un échantillon de produit
  • Quand vous demandez un rendez-vous avec un représentant
  • Quand vous téléchargez des contenus (livres blancs, brochures, guides, etc.)
  • Quand vous téléchargez et utilisez nos applications


2. Utilisation des données à caractère personnel

Les données à caractère personnel sont collectées et utilisées aux fins suivantes :

  • D’une manière générale, pour planifier, exécuter et gérer la relation commerciale, notamment les contrats éventuels
  • Création et gestion de votre compte utilisateur sur le site Web après connexion et sur nos applications
  • Diffusion des newsletters, supports marketing et autres activités promotionnelles
  • Évaluation de votre idée de produit
  • Pour fournir un service et une assistance à la clientèle
  • Statistiques et analyses
  • Développement de produits et de services
  • Organisation de rendez-vous
  • Correspondance professionnelle
  • Pour mieux connaître notre clientèle et la manière dont nos produits et services, notamment nos sites Web et nos applications, sont utilisés
  • Pour mettre à votre disposition nos applications et les services inclus dans ces applications

Nous pouvons également être amenés à traiter des données à caractère personnel vous concernant à d’autres fins, si la loi nous y autorise ou nous y oblige, ou dans le but d’intenter une action en justice ou de nous défendre dans le cadre d’une procédure judiciaire.


3. Base de traitement des données à caractère personnel vous concernant

Le traitement des données à caractère personnel vous concernant est avant tout nécessaire pour l’exécution d’un contrat (article 6, paragraphe 1, alinéa b du RGPD).

De plus, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de notre intérêt légitime à assurer nos activités de service client, de vente et de marketing, à développer des produits et services nouveaux ou existants, à mettre à disposition nos applications et services, à mener des analyses et à compiler des statistiques sur nos produits et nos segments de clientèle (article 6, paragraphe 1, alinéa f du RGPD).

Dans certains cas, il sera nécessaire de traiter des données à caractère personnel vous concernant afin de respecter des obligations légales auxquelles nous sommes soumis, comme l’obligation d’empêcher toute activité illicite (article 6, paragraphe 1, alinéa c du RGPD).

Ce traitement peut également s’avérer nécessaire pour constater, exercer ou défendre un droit en justice (articles 6, paragraphe 1, alinéa f, et 9, paragraphe 2, alinéa f du RGPD).

De manière exceptionnelle et uniquement en l’absence de tout autre motif juridique applicable, Vikan pourra solliciter votre consentement au traitement des données à caractère personnel vous concernant, en lien avec les newsletters, par exemple (article 6, paragraphe 1, alinéa a du RGPD).


4. Partage de vos données à caractère personnel

Pour assurer les tâches listées plus haut, nous pouvons être amenés à donner accès aux données à caractère personnel vous concernant à des tiers qui, dans le cadre d’une relation contractuelle avec Vikan, fournissent certains services à Vikan, comme des prestataires informatiques, des fournisseurs de systèmes de distribution de newsletters et des fournisseurs de services de messagerie. Ces prestataires de services traitent les données à caractère personnel selon nos instructions uniquement, conformément aux contrats de sous-traitance.

Dans le cadre du développement de Vikan, la structure de l’entreprise peut être amenée à évoluer, via la vente totale ou partielle de Vikan, par exemple. En cas de cession partielle d’actifs incluant des données à caractère personnel, la base juridique de la divulgation des données à caractère personnel qui en découle est généralement l’article 6, paragraphe 1, alinéa f du RGPD, car la cession d’une partie de ses actifs, ainsi que l’exécution de changements commerciaux, représentent un intérêt légitime pour Vikan.

De plus, les données à caractère personnel nécessaires pour effectuer une livraison seront divulguées à un transporteur choisi par Vikan. Vos données à caractère personnel peuvent également être divulguées à d’autres sociétés du groupe Vikan et à leurs partenaires de distribution. Une telle divulgation est avant tout nécessaire pour l’exécution d’un contrat (article 6, paragraphe 1, alinéa b du RGPD).

En dehors des cas susmentionnés, les données à caractère personnel ne sont généralement pas divulguées sans l’autorisation de la personne concernée. Néanmoins, dans certaines situations, et dans le respect des obligations réglementaires, il peut s’avérer nécessaire de transmettre des informations aux autorités judiciaires. Des données à caractère personnel vous concernant peuvent également être divulguées afin de constater ou de défendre un droit en justice, conformément à l’article 6, paragraphe 1, alinéa f du RGPD.

Si vos données à caractère personnel sont transmises à des sous-traitants ou à des responsables du traitement établis dans des pays hors UE/EEE ne possédant pas un niveau de protection approprié, la transmission des données est globalement encadrée par les contrats types de la Commission européenne.


5. Suppression de données à caractère personnel

Vos données à caractère personnel sont effacées lorsqu’elles ne sont plus nécessaires pour une ou plusieurs des finalités évoquées plus haut. Les données à caractère personnel peuvent néanmoins être traitées et conservées pour une période plus longue si elles sont anonymisées ou si la loi nous y oblige. Les données à caractère personnel relatives à des contrats sont conservées trois ans après la fin du contrat afin de pouvoir défendre un droit en justice le cas échéant.

Les données à caractère personnel intégrées dans les documents comptables sont conservées jusqu’à dix ans après l’exercice concerné.

Les données à caractère personnel collectées dans le cadre de l’activité principale, de l’assistance ou d’autres activités commerciales, sont conservées tant qu’elles sont pertinentes pour la gestion et le suivi du domaine en question. La période de conservation est généralement proportionnelle à la période prévue par les règles de limitation des recours juridiques ou à la durée de notre relation commerciale.

Les données à caractère personnel collectées par l’intermédiaire des applications sont conservées conformément au processus de suppression décrit plus haut.

En cas d’abonnement à notre newsletter, nous conservons généralement les données à caractère personnel liées au consentement pendant une période de deux ans après la dernière utilisation. En cas de désabonnement à notre newsletter, nous conservons les données à caractère personnel pendant les deux années suivant le désabonnement à des fins de documentation. Les données à caractère personnel sont ensuite supprimées.


6. Cookies

Nous avons recours à des cookies pour notre site Web et nos applications. Pour en savoir plus sur l’utilisation des cookies, vous pouvez consulter notre politique en matière de cookies disponible ici ou en bas de chaque page d’accueil. 


7. Stockage et sécurité

Nous avons mis en place des mesures de sécurité afin de mettre nos procédures internes en adéquation avec notre politique de sécurité très stricte. Nous faisons tout ce qui est en notre pouvoir pour protéger la qualité et l’intégrité des données à caractère personnel vous concernant.


8. Liens vers d’autres sites Web, etc.

Notre site Web et nos applications sont susceptibles de contenir des liens vers d’autres sites Web ou vers des sites Web intégrés. Nous déclinons toute responsabilité pour le contenu des sites Web tiers et pour leurs pratiques en matière de collecte de données à caractère personnel. Lorsque vous consultez des sites Web tiers, vous devriez lire la politique de confidentialité et les autres politiques des propriétaires des sites en question.


9. Vos droits

Vous avez le droit de demander un accès aux données à caractère personnel vous concernant à tout moment, avec toutefois certaines exceptions réglementaires. Vous avez également le droit de vous opposer à la collecte de données et au traitement des données à caractère personnel vous concernant. De plus, vous avez le droit de demander à ce que les données à caractère personnel vous concernant soient corrigées, supprimées ou bloquées. Vous pouvez également nous demander de limiter le traitement de vos données à caractère personnel.

Dans certaines circonstances, vous pouvez demander à recevoir une copie des données à caractère personnel vous concernant ainsi que la transmission à un autre sous-traitant des données à caractère personnel que vous nous avez fournies (portabilité des données).

Pour toutes les demandes concernant vos droits, nous vous demandons de bien vouloir nous fournir suffisamment d’informations pour pouvoir traiter votre demande, notamment votre nom complet et votre adresse e-mail, pour nous permettre de déterminer votre identité et de vous répondre. Nous répondrons à votre demande le plus rapidement possible, dans un délai d’un mois maximum.


10. Retrait de consentement/fermeture de compte

Dans certaines conditions, nous traitons vos données à caractère personnel sur la base de votre consentement, notamment en ce qui concerne les newsletters. Vous avez la possibilité de retirer à tout moment le consentement donné à Vikan.

Si vous souhaitez retirer votre consentement, veuillez nous contacter à l’adresse marketing@vikan.com. En ce qui concerne les newsletters, vous pouvez également utiliser le lien de désabonnement inclus dans l’e-mail ou dans toute autre communication que vous pourriez recevoir de notre part. 

Le retrait du consentement ne porte pas atteinte à la légitimité du traitement qui a eu lieu avant ledit retrait.

Si vous souhaitez fermer votre compte utilisateur sur le site Web après connexion, veuillez nous contacter à l’adresse marketing@vikan.com.

Si vous retirez votre consentement ou si vous souhaitez fermer votre compte utilisateur, nous mettrons fin au traitement des données à caractère personnel vous concernant, à moins que nous ayons le droit ou l’obligation de poursuivre le traitement ou le stockage de ces données pour un autre motif, notamment en application de la loi.


11. Contact

Si vous souhaitez exercer vos droits ou pour toute question concernant la présente politique de confidentialité, n’hésitez pas à nous contacter à  l’adresse privacyprotection@vikan.com.


12. Procédure de réclamation

Si vous souhaitez formuler une réclamation concernant le traitement des données à caractère personnel vous concernant, vous pouvez toujours nous contacter par e-mail à l’adresse privacyprotection@vikan.com. Vous pouvez également contacter l’Agence danoise de protection des données, Carl Jacobsens Vej 35, 2500 Valby, par téléphone au +45 33 19 32 00 ou par e-mail à l’adresse dt@datatilsynet.dk. 


13. Modifications de la politique de confidentialité

Nous nous réservons le droit de modifier la présente politique de confidentialité à intervalle régulier. Après actualisation, la date affichée en bas de la politique de confidentialité est modifiée en conséquence. La politique de confidentialité, qui est applicable en permanence, sera à disposition sur notre site Web. Toute modification importante vous sera signalée par e-mail.


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Avril 2021, version 2.0